Sponsorluk dosyası dendiğinde aklınıza ilk gelenleri sıralasak nasıl bir liste çıkar sizce? Projeyi tüm detaylarıyla, grafiklerle, bolca görsel ve ikonlarla süsleyerek sayfalarca anlattığınız bir çalışma mı? Proje sahibinin hayallerini, misyonunu, vizyonunu anlattığı bir sunum mu? Yoksa sponsorluk dosyasını inceleyip karar verecek olan kişinin aklındaki tüm soruların cevaplarını bulabildiği doğrudan amaca hizmet eden özet bir dosya mı?
Her ne kadar kolay gibi görünse de başarılı bir sponsorluk dosyası hazırlamak sanıldığı kadar kolay bir iş değil. Bunun için gereken temel birkaç ihtiyacı aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- 1. Dikkat çeken bir tasarım: Her şeyden önce sponsorluk dosyasının, dosyayı inceleyecek kişilerin ilk anda dikkatini çekecek bir görüntüde olması ilk adımdır. Gereksiz ikonlar, illüstrasyonlar ve imajlarla sunumu doldurmak yerine; yalın ve konuyu basitçe anlatabilen görseller tercih edilmeli. Yazı fontu okunaklı olacak şekilde seçilmeli ve punto ne çok büyük ne çok küçük, ideal bir ölçüde tutulmalı. Öne çıkarmak istediğiniz detayları bold yazı ile yazarak sponsorluk dosyasını inceleyen kişinin de dikkatini çekerek odaklanmasını sağlayabilirsiniz.
- 2. Doğru başlıkların doğru bir sıralama ile listelenmesi: Sponsorluk dosyasında mutlaka olması gereken başlıklar Projenin Özeti, Hedef Kitle, Medya Değeri, Sponsorluk Hakları ve İletişim Bilgileri şeklindedir. Tüm bu başlıkların altı, dosyayı inceleyecek kişinin sorularına cevap verecek şekilde ve rasyonel verilerle doldurulmalıdır.
- 3. Sponsorluk hakları: Sponsorluk dosyasının belki de en önemli ve dikkatle doldurulması gereken başlığıdır. Dosyayı inceleyen kişinin genelde en çok zaman ayırdığı ve incelediği kısımdır. Bu kısımda potansiyel sponsor markanın “Benim için bu projenin ne faydası var? Neden bu projeye sponsor olmalıyım?” sorularının cevabını alabileceği şekilde doldurulmasına dikkat edilmelidir. Potansiyel sponsorun proje için ayıracağı bedelin, markanın kitlesine hizmet edecek haklara sahip olmasına çok özen gösterilmelidir. Marka/kurum/şahıs bu başlık altında tüm haklarını detaylı bir biçimde görebilmelidir. Sponsorluk haklarını belirlerken sponsorluk dosyasının paylaşılacağı marka/kurum/şahısa spesifik olarak çalışma yapmak da bir artı olarak akılda olmalıdır. Logo konumlandırma gibi standart ve alışılagelmiş çalışmalar yerine marka/kurum/şahsa özel bir çalışma yapıldığını gösteren maddeler konulması başarılı ve etkin bir sponsorluk dosyasının olmazsa olmazlarındandır.
- 4. İletişim bilgileri: Sponsorluk dosyasını buraya kadar eksiksiz bir şekilde tamamladıktan sonra son olarak sponsorluk dosyasını inceleyecek olan marka/kurum/şahsın iletişime geçilebilecekleri kişi/kişilerin isim-soyisim, departman, görev ve yetki, telefon numarası ve e-mail bilgilerinin yer aldığı bir başlık mutlaka eklenmelidir.
Sponsorluk dosyası hazırlarken marka/kurum/şahsın, dosyayı kendi haklarını gözeterek inceleyeceği, sponsorluğu kabul etmesi durumunda bu projenin kendisine ya da markaya nasıl bir katma değer yaratacağı, hangi kazanımlara sahip olacağını düşünerek değerlendireceği unutulmamalı. İlaveten proje sahibinin de sunduğu bu proje kapsamında zararlı çıkmaması için maliyetlerini çok iyi bilmesi ve bu maliyetlere uygun bir biçimde sponsorluk bedel/bütçelerini hazırlaması önemlidir. Bütçenin en az 3-4 sponsor markanın alabileceği şekilde bölünmesi sponsor bulma süresini hızlandıracaktır. Bütçe rakamları küçüldükçe, sponsor sayısı da orantılı olarak artış gösterir.
Özetle bir sponsorluk dosyası ve sunumunun ilk bakışta özgün tasarımıyla dikkat çekmesi ve kendini okutması, başlıkların ve kapsamın doğru yerleştirilmesi ve detaylandırılması, projenin uzun detaylar yerine kısa özetlerle anlatılması, sponsorluk hakları ve bütçenin her detay düşünülerek hazırlanmış olması bir sponsorluk dosyasının olmazsa olmazlarıdır.
PAYLAŞ
